نموذج رسالة إدارية، تعتبر الرسائل الإدارية إحدى أهم وسائل التواصل الرسمي بين الأفراد والإدارات داخل المؤسسات، حيث تستخدم لتوثيق المعاملات وتبادل التعليمات ونقل القرارات بشكل دقيق ومنظم، ويستعرض هذا المقال بين دفتيه نموذجاً للرسالة الإدارية، ويرفق معلومات حول مضمونها وخصائصها وصفاتها.
نموذج رسالة إدارية
التاريخ: / /
إلى: مدير إدارة الموارد البشرية – الشركة الوطنية
الموضوع: طلب إجازة رسمية
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
أتقدم إلى سيادتكم بطلب إجازة اعتيادية لمدة عشرة أيام ابتداءً من تاريخ / / وحتى تاريخ / /، وذلك لظروف خاصة.
راجياً منكم التكرم بالموافقة، وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.
المرسل: (ذكر الاسم) – موظف بقسم المبيعات
التوقيع:
اقرأ أيضًا: نموذج رسالة ادارية ذات طابع شخصي
ما هي الرسالة الإدارية
الرسالة الإدارية هي وثيقة رسمية مكتوبة توجه من موظف إلى إدارة أو من إدارة إلى أخرى بهدف إنجاز مهمة محددة، وتستخدم لإيصال طلب أو تبليغ أو توجيه أو شكوى أو توثيق قرار رسمي داخل المؤسسة، وتمتاز بالأسلوب المباشر واللغة الفصحى والابتعاد عن الطابع الشخصي أو العاطفي، وتحفظ الرسالة الإدارية عادة ضمن السجلات الإدارية لتكون مرجعًا عند الحاجة أو عند مراجعة القرارات.
اقرأ أيضًا: نموذج رسالة طلب توظيف
شروط الرسائل الإدارية
- الوضوح: يجب أن تكون صياغة الرسالة مباشرة وسهلة الفهم، بحيث تصل الفكرة إلى القارئ دون لبس، حيث إن الغموض في المراسلات يؤدي إلى سوء فهم قد يعرقل العمل الإداري.
- الاختصار: ينبغي أن تركز الرسالة على الهدف الأساسي دون الدخول في تفاصيل ثانوية، فالإطالة غير الضرورية تشتت انتباه القارئ وتضعف التأثير المطلوب.
- الدقة: لا بد أن تعكس الرسالة واقعاً صحيحاً بعيداً عن التعميم أو المبالغة، فالدقة في الألفاظ والمعلومات تضمن مصداقيتها وتمنع أي التباس أو خطأ إداري.
- الرسمية: يجب أن تُكتب الرسالة بلغة فصحى رصينة تحترم القواعد الإدارية، فالرسمية تضفي عليها الطابع المهني الذي يعكس هيبة المؤسسة.
- خلوها من الأخطاء: الأخطاء اللغوية والإملائية تضعف قيمة الرسالة وتقلل من جديتها، لذا من الضروري مراجعتها بعناية قبل إرسالها.
- التوثيق: يجب إدراج التاريخ واسم المرسل والجهة المستقبلة من أهم متطلبات الرسالة.
مكونات الرسالة الإدارية
- رأس الرسالة: يتضمن اسم المؤسسة والشعار إن وجد والعنوان ورقم الهاتف، بالإضافة إلى التاريخ.
- بيانات المرسل إليه: تشمل اسم الجهة أو الشخص المستقبِل وصفته الوظيفية ما يضمن وصول الرسالة للشخص المناسب.
- الموضوع: وهو جملة مختصرة تعبر عن محتوى الرسالة بوضوح، ووضع الموضوع في بداية الرسالة يهيئ القارئ لفهم الغرض منها، ويحدد اتجاهها منذ البداية.
- نص الرسالة: يمثل قلب الرسالة حيث يعرض فيه المضمون المطلوب، يتم صياغته بأسلوب منظم يشرح الغرض بدقة مع الحرص على تسلسل الأفكار وتوضيح الطلب أو المعلومة.
- الخاتمة: تتضمن عبارات رسمية مثل وتفضلوا بقبول فائق الاحترام، وهي تعكس حسن الأدب والالتزام بالأسلوب الإداري.
- التوقيع: يشمل اسم المرسل ووظيفته وتوقيعه اليدوي أو الإلكتروني، هذا العنصر يُثبت هوية صاحب الرسالة، ويجعلها وثيقة رسمية قابلة للاعتماد والحفظ.
مواصفات الرسالة الإدارية
- الوضوح والموضوعية: يجب أن تكون الرسالة بعيدة عن الغموض أو العاطفة، مركزة على الهدف الأساسي فقط.
- التنسيق الجيد: من المهم أن ترتب العناصر بشكل منظم مع مراعاة الهوامش والفقرات.
- الرسمية: الحفاظ على الطابع الرسمي في العبارات والأسلوب يمنح الرسالة قوتها، فالرسمية تظهر الاحترام المتبادل بين الأطراف.
- المباشرة: يستحسن أن تتوجه الرسالة مباشرة إلى الشخص أو الإدارة المعنية دون لف أو دوران.
- القوة والمصداقية: يجب أن تصاغ الرسالة بلغة رصينة تشعر القارئ بثقة في مضمونها.
- الاختصار مع الكفاية: الرسالة الناجحة لا تكثر من العبارات لكنها في الوقت نفسه لا تهمل التفاصيل الضرورية.
- سهولة الفهم: ينبغي أن تكون الجمل قصيرة واضحة خالية من التعقيد اللغوي، فالرسالة الواضحة تقرأ وتُفهم بسرعة.
ختاماً وبما تم ذكره من معلومات ينتهي مقال نموذج رسالة إدارية الذي أرفقنا من خلاله مجموعة من المفاهيم، والنقاط الأساسية حول الرسالة الإدارية، إضافة إلى نموذج عنها.